Biała lista podatników – narzędzie do dochowania należytej staranności podatnika VAT

Biała lista podatników VAT to cyfrowy spis, który będzie prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Zawiera on informacje na temat czynnych podatników VAT, podatników zwolnionych z VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych lub przywróconych. Biała lista podatników VAT będzie obowiązywała od 1 września 2019.

Biała lista a należyta staranność podatnika VAT

W celu dochowania należytej staranności, podatnik podatku VAT powinien, przed dokonaniem transakcji, sprawdzić status swojego kontrahenta – czy jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT.  Sprawdzenie statusu kontrahenta, jako przesłanka dochowania należytej staranności, wynika z wydanej przez Ministerstwo Finansów „Metodyki w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych”. Metodyka to dokument skierowany do organów skarbowych, pomagający urzędnikom ocenić czy podatnik dochował należytej staranności w zakresie podatku VAT. Wśród kryteriów formalnych oceny dochowania należytej staranności, zarówno na etapie rozpoczęcia współpracy z kontrahentem, jak i w trakcie jej kontynuowania, znajduje się sprawdzenie statusu podatnika VAT. Więcej o należytej staranności.

Jednym z powodów stworzenia białej listy podatników jest chęć uszczelnienia systemu podatku od towarów i usług. Dlatego podatnicy zobligowani zostaną do każdorazowego sprawdzenia, czy numer rachunku bankowego kontrahenta zgadza się z danymi znajdującymi się na białej liście podatników.

W nowej bazie znajdziemy następujące dane o podatnikach VAT:

  • Nazwę firmy lub imię i nazwisko
  • Numer NIP (jeśli został on nadany)
  • status podmiotu:
    • niezarejestrowanego lub wykreślonego z rejestru
    • zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, bądź zwolniony, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona
  • Numer REGON (jeśli został on nadany)
  • Numer PESEL (jeśli podmiot go posiada)
  • Numer w KRS (jeśli został nadany)
  • Adres siedziby (w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną)
  • Adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres miejsca zamieszkania, w przypadku nieposiadania stałego miejsca prowadzenia działalności ‒ w odniesieniu do osoby fizycznej;
  • Imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery NIP lub numery PESEL
  • Imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej, lub numery PESEL;
  • Imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika, oraz jego numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL;
  • Daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnik VAT
  • Podstawę prawną rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnik VAT
  • Podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
  • Numery rachunków rozliczeniowych wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR.

Dane w rejestrze, będą aktualizowane raz dziennie, w dni robocze. Informacje o podatnikach będą dostępne na wybrany dzień, za okres ostatnich pięciu lat.

Sankcje za niestosowanie białej listy

W sytuacji, gdy kwota należności przekraczająca 15 000 zł zostanie przelana na rachunek inny, niż ten widniejący na białej liście podatników, wówczas wydatek zostanie wyłączony z kosztów uzyskania przychodów.

Dodatkowo nabywca zostanie objęty odpowiedzialnością solidarną za zaległości podatkowe dostawcy. Odpowiedzialność solidarna będzie dotyczyła kwoty VAT przypadającej na daną transakcję.

Sankcje za niesprawdzenie kontrahenta, będą obowiązywały od 1 stycznia 2020 roku.

Jak uniknąć sankcji, z tytułu dokonania przelewu na niewłaściwy rachunek

W celu uniknięcia sankcji należy – w ciągu 3 dni od chwili wykonania błędnego przelewu – powiadomić o zaistniałej sytuacji naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla kontrahenta.

Ponadto zastosowanie do przelewu split payment, czyli metody podzielonej płatności, pozwala na uniknięcie negatywnych konsekwencji błędnego przelewu w postaci odpowiedzialności solidarnej..

Automatyzacja weryfikacji kontrahenta

Każdorazowa weryfikacja danych znajdujących się na białej liście podatników może okazać niezwykle kłopotliwa, zwłaszcza w przypadku przedsiębiorców dokonujących transakcji z wieloma podmiotami. Z tego względu, warto się wyposażyć w program Hogart Biała Lista. Nasz program powstał na bazie programu Hogart Czynny Podatnik VAT, który rozwijamy już od kilku lat.  Program pobiera informacje  zawarte w białej liście, a także inne, bardziej szczegółowe informacje na temat podatników. Więcej o programie można się dowiedzieć na stronie programu Hogart Biała Lista.