Biała lista podatników VAT - najważniejsze informacje | Oprogramowanie dla firm

Biała lista podatników VAT – najważniejsze informacje

Hogart Biała Lista Podatników VAT

Biała lista podatników – co to takiego?

Od 1 września 2019 r. w Biuletynie Informacji Publicznej Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) dostępna jest biała lista podatników czyli elektroniczny rejestr podatników VAT. W bazie uwzględnione zostały podmioty zarejestrowane, niezarejestrowane oraz wykreślone i przywrócone do rejestru VAT.

W jakim celu została stworzona biała lista podatników?

Dane zawarte w nowej bazie są istotne do weryfikacji kontrahentów, bezpieczeństwa transakcji i dochowania należytej staranności w biznesie. Korzystający z wykazu podatnik będzie mógł poznać obecny status rejestracji kontrahentów na wybrany dzień oraz ich historię na przestrzeni ostatnich 5 lat.

Co zawiera biała lista podatników?

Dane zawarte w opisywanej bazie to m.in.:

  • nazwa firmy lub imię i nazwisko,
  • numer NIP,
  • status,
  • numer REGON,
  • numer w KRS,
  • adres firmy,
  • numer rachunku rozliczeniowego oraz imiennego rachunku w SKOK.

Rachunki zgromadzone w wykazie są pobierane z baz danych KAS. Zostały one otwarte w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Przedsiębiorca podaje takowe w chwili zakładania firmy w urzędzie skarbowym (w przypadku spółki zarejestrowanej w KRS) lub za pośrednictwem CEIDG (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej).

Płatność na rachunek spoza białej listy podatników – sankcje

Od 1 stycznia 2020 r. podatnicy opłacający faktury o wartości powyżej 15 000 zł będą zobowiązani do zweryfikowania czy podany przez kontrahenta numer rachunku zgadza się z tym widniejącym w nowym wykazie.

Podatnik, który dokona zapłaty na inny numer rachunku nie będzie mógł zaliczyć takiego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Dodatkowo poniesie on odpowiedzialność solidarną za zaległości kontrahenta w podatku VAT.

Jak uniknąć nałożenia sankcji?

Jeżeli podatnik przeleje należność za fakturę na rachunek spoza białej listy podatników, ale zastosuje split payment tj. mechanizm podzielonej płatności wówczas nie poniesie odpowiedzialności solidarnej za zaległości sprzedawcy w podatku VAT.

Sankcja nie zostanie również zastosowana w przypadku podatników, którzy powiadomią o zaistniałym fakcie urząd skarbowy.

Ile mam czasu na powiadomienie urzędu skarbowego?

W pierwotnej wersji przepisów o białej liscie, podatnik miał 3 dni na powiadomienie urzędu skarbowego o wykonaniu przelewu na rachunek spoza białej listy podatników. Ministerstwo Finansów zapowiedziało przedłużenie termin wspomnianej powinności z dotychczasowych 3, do 7 dni.

Warto dodać, iż Ministerstwo pracuje nad udostępnieniem możliwości zawiadamiania urzędu o w/w fakcie drogą elektroniczną. Składanie elektronicznych zawiadomień ma odbywać się w ramach e-Urzędu Skarbowego, który powstanie na Portalu Podatkowym. Będzie to pierwsza z usług dostępnych w ramach e-Urzędu Skarbowego. Składanie elektronicznych zawiadomień ma być możliwe od 1 stycznia 2020 r.

Co oznacza brak rachunku kontrahenta na białej liście podatników?

Brak numeru rachunku w nowym wykazie może oznaczać, że kontrahent korzysta z rachunku oszczędnościowo-rozliczeniowego (tzw. ROR) lub nie zgłosił rachunku rozliczeniowego, czy też rachunku imiennego w SKOK w formularzu zgłoszeniowym CEIDG/NIP.

Aby uniknąć nałożenia sankcji związanej z płatnościami za faktury powyżej 15 000 zł na rachunek spoza białej listy podatników, przedsiębiorca powinien w ciągu 7 dni poinformować urząd skarbowy (właściwy dla wystawcy faktury) o wykonaniu takiej płatności.

Przedsiębiorca przyjmujący należność za fakturę w kwocie powyżej 15 000 zł powinien sprawdzić w nowej bazie, czy numery rachunków firmy zgłoszone w urzędzie skarbowym albo za pośrednictwem CEIDG są prawidłowe.

Jak zgłosić rachunek do białej listy podatników?

W takim celu należy:

  • wpisać numer rachunku rozliczeniowego przy wypełnianiu formularza zmianowego w CEIDG,
  • zawiadomić urząd skarbowy (właściwy ze względu na siedzibę spółki) na formularzu NIP-8 (podmiot wpisany do KRS) lub NIP-2 (np. spółka cywilna) lub NIP-7 (osoba fizyczna nie podlegająca rejestracji w CEiDG).

Czy korzystanie z białej lisy podatników jest obowiązkowe?

Brak weryfikacji kontrahenta może skutkować:

  • niedochowaniem należytej staranności,
  • od 1 stycznia 2020 r. – brakiem możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów (bądź też podważenie takiego zaliczenia przez urząd),
  • od 1 stycznia 2020 r. – poniesieniem przez podatnika odpowiedzialności solidarnej za zaległości wystawcy faktury w części dotyczącej podatku VAT, który wynika z tej niezweryfikowanej płatności.

Automatyczna weryfikacja kontrahenta

Weryfikacja każdego kontrahenta może być uciążliwa. Z problemem tym zmagają się zwłaszcza firmy wystawiające wiele faktur. Rozwiązaniem problemu jest zautomatyzowanie wspomnianego procesu. W takim celu konieczne jest nabycie programu, który umożliwi automatyczną weryfikację przed wystawieniem faktury i zapisze wynik takiej weryfikacji do pliku. Program powinien być zintegrowany z systemem księgowym przedsiębiorstwa.

Narzędziem posiadającym wszystkie wspomniane funkcjonalności jest program Hogart – Biała Lista. Stanowi on rozwinięcie programu Czynny Podatnik VAT. Program Biała Lista umożliwia kompletną automatyzację weryfikacji kontrahenta oraz jest zintegrowany z większością systemów ERP dostępnych na rynku. Więcej informacji na temat narzędzia znajdziesz na stronie Biała Lista VAT.