Hogart SimplyMobile+

Obieg Dokumentów (Workflow)

Hogart SimpleMobile+ to gotowa platforma do wdrażania i tworzenia dowolnych procesów obiegu dokumentów w firmie. Platforma ma szereg gotowych modułów do zarządzania obiegiem dokumentów takich jak dokumenty kosztowe, czy zamówienia i faktura sprzedaży, zarządzania zleceniami dla pracowników, serwisowaniem maszyn, projektami, czy magazynem. Jest wyposażona w OCR do automatyzacji procesów skanowania i rozpoznawania dokumentów i jest w pełni responsywna, co pozwala na dowolny dostęp do aplikacji z poziomu komputera, tabletu, czy smartfona.

SimplyMobile

Główne moduły platformy:

☑ Administracja

☑ Work-Flow

☑ Projekty

☑ Faktury (w tym również skanowanie i OCR)

☑ Zamówienia

☑ Magazyn

☑ Pracownicy

☑ Infrastruktura

☑ Praca

☑ Planowanie

☑ Mobile (dostęp przez Smartfony)

☑ Raporty

Standardowa konfiguracja platformy Hogart SimpleMobile+ pozwala na uruchomienie następujących modułów, których zakres funkcjonalny oraz zastosowane mechanizmy mogą zostać dostosowane do potrzeb przedsiębiorstw.
Niezależnie od podstawowych modułów systemu w ramach realizacji indywidualnych projektów istnieje możliwość uruchomienia dedykowanej funkcjonalności bazującej na dostępnych komponentach, których funkcjonalność będzie  w pełni dostosowana do potrzeb zamawiającego. Na bazie takiej formuły współpracy powstały dodatkowe modułu takie jak: Inwentaryzacja inicjalna, OCR, Obchody zmianowe, Zlecenia produkcyjne, Andon

Definiowanie etapów i kryteriów zatwierdzania dokumentów

Graficzny mechanizm zarządzania procesem przepływu poszczególnych dokumentów gwarantuje że administrator systemu w sposób sprawny oraz czytelny może zmodyfikować istniejący już proces oraz stworzyć zupełnie nowy.

Mobile - 'Smartfon friendly'

Budowa systemu oraz zastosowane technologia powoduje że wszystkie elementy systemu są dostosowane do pracy zarówno na standardowych stacjach roboczych takich jak laptop jak również na urządzeniach mobilnych takich jak tablet czy też smartfon. Zaimplementowane mechanizmy definiowania nowych rekordów „dokumentów” gwarantują sprawną obsługę systemu przez każdego z użytkowników.

Pełna skalowalności systemu dostosowuje ekrany roboczy do urządzenia na którym system jest obsługiwany. Dodatkowo zastosowanie dedykowanych modułów instalowanych ze sklepu na urządzeniach typu smartfon pozwoli usprawnić pracę na systemie poprzez wykorzystanie takich technologii jak RFID/NFC.

Raporty

W ramach raportowanie z systemu użytkownicy mają do dyspozycji zarówno predefiniowane raporty dostępne w ramach poszczególnych obszarów biznesowych jak również mają elastyczne narzędzia do dynamicznego raportowania danych zgromadzonych w systemie.

Jednym z podstawowych narzędzi do dynamicznego raportowania oraz informowania użytkownika systemu o kluczowych informacjach zarejestrowanych w systemie jest moduł KPI „moduł wskaźników”. W ramach niniejszego modułu administrator systemu ma możliwości zdefiniowania dowolnych ekranów w postaci różnego typu kafelków prezentujących, wskaźniki, wykresy, kluczowe dane. 

Excel / Word friendly

Eksport danych do arkusza Excel gwarantuje również łatwą dystrybucję informacji zgromadzonych w systemie.

W celu generowania dedykowanych formularzy bazujących na danych zgromadzonych w systemie użytkownicy mogą wykorzystać z wbudowanego mechanizm dołączania szablonów przygotowanych w dokumentach Word.  Wiedza przekazywane podczas szkolenia administratorów systemu pozwoli na samodzielne tworzenie i modyfikowanie istniejących formularzy.

Zamówienia i obieg faktur

System wspomaga obieg faktur sprzedażowych, czy kosztowych od ich wprowadzenia przez wszelkie ścieżki akceptacji, po księgowanie i archiwizację. Wstępne sprawdzenie, opis i szybka akceptacja dokumentów ułatwi pracę wszystkim pracownikom firmy. Wdrożony moduł skróci czas potrzebny na obsługę faktur, zwiększy kontrolę nad terminami i pomoże w realizacji przepływu informacji w ramach akceptacji poszczególnych dokumentów.

Podstawowe funkcje systemu obejmują:

☑ Wygodne projektowanie przepływu pracy za pomocą diagramów

☑ Zarządzanie formularzami na poszczególnych etapach przepływu pracy (które pola są widoczne, które są edytowalne, a które obowiązkowe)

☑ Ścieżki przepływu faktury zależy od parametrów dokumentu

☑ Działania automatyczne (system sam wykonuje akcje i / lub wybiera określoną ścieżkę)

☑ Wiadomości e-mail i alerty wewnętrzne

Projekty, nadzór i kontrola procesów, archiwum umów i dokumentów

  • Obsługa różnego typu projektów realizowanych w ramach przedsiębiorstwa,
  • Definicja zadań realizowanych w zakresie inwestycji/remontu,
  • Planowanie czasowe i kosztowe, 
  • Załączanie umów związanych z realizacją poszczególnych projektów,
  • Kontrola stopnia realizacji w odniesieniu do budżetu,
  • Realizacja zadań zasobami własnymi jak i przez wykonawców zewnętrznych,

Zarządzanie infrastrukturą, alokacja zadań, nadzór nad pracownikami

  • Możliwość szczegółowej ewidencji wyposażenia wchodzącego w skład przedsiębiorstwa z zachowaniem hierarchicznego podziału,
  • Szczegółowe informacje techniczne wraz z planami prac cyklicznych i historią serwisową,
  • Możliwość powiązania dokumentów technicznych takich jak schematy, instrukcje, dokumentacja producenta,
  • Gwarancje producenta i dostawcy z terminami ich upłynięcia i zasadami świadczenia
  • Powiązanie ze środkami trwałymi i innymi nośnikami kosztów
  • Mechanizm znakowania infrastruktury za pomocą kodów QR lub tagów RFID/NFC

Magazyn, inwentaryzacja, znakowanie produktów i środków trwałych

  • Techniczna ewidencja części zamiennych i materiałów raz z danymi technicznymi, załącznikami, stanami magazynowymi, stanami minimalnymi,
  • Obsługa centralnego magazynu części zamiennych jak i magazynów wydziałowych,
  • Obsługa standardowych transakcji magazynowych obejmujących rozchody części, przyjęcia, inwentaryzację oraz aktualizację stanów za pośrednictwem integracji,
  • Techniczna ewidencja części zamiennych do elementów wyposażenia,
  • Proces zakupu części zamiennych