fbpx

Obieg dokumentów – workflow

Czym jest workflow?

Worflow to pojęcie, które – w zależności od punktu widzenia – można rozumieć na kilka sposobów. 

Z punktu widzenia managera, workflow to sposób zarządzania zespołem zakładający podział zadań według ustalonych uprzednio wytycznych. W przypadku pracowników definicja workflow sprowadza się więc do otrzymania powiadomienia o konieczności wykonania konkretnego zadania. Jednak sami pracownicy nie są informowani o tym, jakie znaczenia dla całości procesu ma przydzielona im praca. 

Zgodnie z definicją opracowaną przez WFMC (ang. WorkFlow Management Coalition) workflow to „Automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych”.

Bez względu na wybrany model definicji pewne jest, że nadrzędnym celem systemu workflow oraz dedykowanemu mu oprogramowaniu jest efektywne wsparcie pracy zespołu. W jaki sposób? W dużym uproszczeniu można stwierdzić, że ten rodzaj aplikacji wspomaga kontrolę nad zadaniami i obiegiem dokumentów w firmie. W pierwszej kolejności program określa role, jakie pełnią konkretni pracownicy w przetwarzaniu dokumentów. W przypadku faktury za komputer proces ten może przedstawiać się w następujący sposób: recepcjonistka odbiera paczkę wraz z fakturą -> następnie wprowadza dokument do systemu, a ten przesyła ją do pracownika odpowiedzialnego za zamówienie -> pracownik otrzymuje powiadomienie o konieczności sprawdzenia faktury -> po sprawdzeniu dokumentu dokonuje akceptacji -> faktura zostaje automatycznie przesłana do działu księgowości. Jak widać na podanym przykładzie, droga jaką przechodzi dokument podzielona jest na etapy, natomiast każdy z nich związany jest z określoną grupą pracowników oraz zmianą statusu samego dokumentu.

Programy wspierające zarządzanie zespołem z uwzględnieniem zasad workflow nie tylko informują wskazanych pracowników o konieczności wykonania danego zadania ale także udostępniają pozostałym użytkownikom statusy poszczególnych dokumentów. Dzięki temu zarówno monitorowanie drogi, jaką przechodzi dokument, jak i wskazanie tzw. „wąskiego gardła” (tj. etapu, na jakim utkwił dokument), staje się zdecydowanie łatwiejsze. 

Zalety workflow

Opisywany system zarządzania pracą – głównie dzięki wykorzystaniu stworzonych do tego celu programów – przyczynia się do znacznego zaoszczędzenia czasu i nakładów finansowych. Stosowanie wspomnianego oprogramowania pozwala na efektywniejsze rozdzielenie zadań z uwzględnieniem kwalifikacji zespołu. To z kolei owocuje większą kontrolą nad przepływem pracy. A to jedynie wybrane z szeregu zalet, jakie niesie ze sobą wykorzystanie aplikacji typu worflow. 

Epidemia wirusa SARS-CoV-2 sprawiła, że zdecydowana większość przedsiębiorstw została niejako zmuszona do przeniesienia pracy w tryb zdalny. Brak dostępu do wspólnej przestrzeni biurowej sprawił, że spora część firm zaczęła borykać się z problemem chaosu organizacyjnego. Tym samym szybko okazało się, że efektywna praca w trybie zdalnym nie jest możliwa bez odpowiednich systemów służących do sprawnego zarządzania pracą oraz obiegiem dokumentów. Aplikacje typu workflow dostarczają informacji dotyczących kontroli i badania metod wykonywanych zadań. W przejrzysty sposób ilustrują one który pracownik i w jakim czasie wprowadził zmiany w danej operacji, co z kolei pozwala na usprawnienie procesu w przyszłości. Aktywne korzystanie z tego rodzaju programów to także wymierna korzyść  dla samych pracowników. Zadania się bowiem uporządkowane, a to pozwala na lepszą organizację czasu pracy eliminując przy tym problem podziału pracy. Poza tym pracownicy zdają sobie sprawę z faktu, iż wskazanie osoby odpowiedzialnej za opóźnienia wymaga jedynie kilku kliknięć myszą, co stanowi dobrą motywację do wykonywania powierzonych zadań na czas. 

Hogart SimpleMobile+.

Aplikacje typu workflow – w zależności od konkretnego programu – posiadają również szereg innych, równie przydatnych funkcjonalności. Świetnym przykładem tego rodzaju narzędzia jest Hogart SimpleMobile+.

Hogart SimpleMobile+ to rozwiązanie, które przyczynia się zarówno do podniesienia efektywności wykonywanych zadań, jak i zamiany dokumentów papierowych na elektroniczne oraz kontroli ich obiegu w firmie. Jak to działa? Osoby decyzyjne otrzymują dostęp do przejrzystego pulpitu, na którym widoczne są dane zbiorcze o ilościach i statusach przetwarzanych dokumentów. Umożliwia to szybką i bezproblemową identyfikację niezatwierdzonych dokumentów, a także pozwala ustalić przez kogo powinny zostać potwierdzone i ile czasu zajmuje wykonanie wspomnianego zadania. Co istotne, zdecydowana większość prac z dokumentem odbywa się bez udziału użytkownika, a to pozwala na zaoszczędzenie nawet 20% czasu poświęcanego na pracę z dokumentami. Wbrew pozorom jest to niezwykle ważne, gdyż spóźniona akceptacja dokumentów może w negatywny sposób odbić się na funkcjonowaniu całego przedsiębiorstwa. Zbyt późne zatwierdzenie nadmienionych dokumentów to także opóźnione księgowanie, natomiast zaginione dokumenty rodzą ryzyko utraty możliwości odliczenia VAT. 

Co jeszcze potrafi system Hogart SimpleMobile+?

Wśród najważniejszych funkcjonalności opisywanego programu wymienić należy:

  • OCR-owanie dokumentów tj. inteligentne skanowanie i automatyczne rozpoznawanie dokumentów (w tym np. faktur zakupowych)
  • Zarządzanie procesem elektronicznego obiegu zdigitalizowanych dokumentów w firmie:
  • dokumentów zakupowych (OCR, faktury, automatyczne dekretacje do FK),
  • zaliczek i wyjazdów służbowych,
  • HR-owych (urlopy),
  • sprzedażowych (oferty i zamówienia),
  • projektowych (etapy, alokacje i deadliny),
  • zarządzania serwisami i załogą,
  • inwentaryzacji sprzętu i maszyn.
  • Digitalizacja zasobów
  • Wersjonowanie
  • Archiwizacja dokumentów (umowy, upoważnienia, zamówienia itp.)

Użytkowanie programu 

Hogart SimpleMobile+ jest także niezwykle wygodne. Dzięki zastosowanym przez Hogart technologiom system można z łatwością dostosować do pracy na różnego rodzaju urządzeniach; począwszy od standardowych stacji roboczych (np. laptop), a skończywszy na urządzeniach mobilnych (np. tablet czy też smartfon). Zaimplementowane mechanizmy definiowania nowych rekordów „dokumentów” gwarantują sprawną obsługę systemu przez każdego z użytkowników.

100% skalowość pozwala na dostosowanie ekranu roboczego do urządzenia, na którym obsługiwany jest Hogart SimpleMobile+. Dodatkowo zastosowanie dedykowanych modułów instalowanych ze sklepu na urządzeniach typu smartfon, pozwala usprawnić pracę na systemie poprzez wykorzystanie takich technologii jak RFID/NFC.

Hogart SimpleMobile+ to:

  • Samodzielność obsługi 
  • Kontrola nad ścieżkami przepływu informacji w firmie
  • Automatyzacja wielu obszarów (unikanie błędów ludzkich)
  • Automatyzacja (przyspieszanie procesowania)
  • Kontrola nad statusem obsługi zadań
  • Kontrola pracowników (zgłoszenia/statusy/jakość) 
  • Identyfikacja wąskich gardeł (gdzie utknęły dokumenty) 
  • Kontrola nad wersjami dokumentów i archiwizacją finalnych 
  • Łatwość wyszukiwania dokumentów (technologia) 
  • Przejrzyste raportowanie 
  • Automatyczne księgowanie dokumentów (doświadczenie w księgowości) 
  • Etykietowanie i skanowanie pracy
  • Wersja webowa i narzędzia mobilne (technologia)