Procurement Management to rozwiązanie wspierające obieg dokumentów, procesy planowania i optymalizacji zakupów oraz zarządzania budżetem. Rozwiązanie charakteryzujące się dużą elastycznością i możliwością dostosowania do wymagań klienta. Dodatkowo system jest w pełni zintegrowany z systemem finansowo-księgowym Infor FMS SunSystems.
Aplikacja Hogart Procurement jest kolejnym narzędziem dedykowanym, które Hogart oferuje swoim klientom - użytkownikom rozwiązania Infor SunSystems; możliwa jest także integracja Procurement z innymi systemami finansowo-księgowymi. Moduł służy do pełnej obsługi i automatyzacji procesu zarządzania kosztami, takimi jak np. zakupy (od definicji zapotrzebowań, poprzez zapytania ofertowe, po zamówienia, przyjęcia i rejestrację faktury) oraz rozliczanie wydatków służbowych (np. delegacji).
Poziom złożoności każdego z etapów procesu zarządzania kosztami jest uwarunkowany potrzebami biznesowymi użytkownika. W ramach każdego z etapów tego procesu możemy zastosować mechanizmy kontroli i elektronicznej akceptacji w odniesieniu do kupowanego asortymentu, struktury organizacyjnej czy wartości. Cały proces zarządzania kosztami od samego początku może być powiązany z budżetem, co umożliwia bieżącą kontrolę jego wykorzystania. W ramach stałej współpracy z dostawcami istnieje możliwość definiowania i bieżącej realizacji umów (kontraktów) okresowych, jak i zadaniowych, a także możliwość obsługi kosztów takich jak wydatki służbowe.
Moduł Procurement zawiera mechanizm alokacji dokumentów, który umożliwia kontrolę, raportowanie oraz przekrojowe analizy dostępne dla wszystkich obszarów procesu. Alokacja podlega elastycznemu modelowaniu (limity przekroczenia / tolerancji, ścieżki akceptacji w zależności od parametrów dokumentu oraz wartości) oraz obsługuje dowolną liczbę typów dokumentów, np. budżety, zamówienia wewnętrzne, zapotrzebowania, zamówienia zbiorcze, umowy, dokumenty PO, czy faktury.
Korzyści z wdrożenia Hogart Procurement
- Wymierne oszczędności w zarządzaniu kosztami osiągnięte dzięki:
- lepszemu zarządzaniu gotówką poprzez kontrolę transakcji,
- automatyzacji, przejrzystości i usprawnieniu procesów,
- szybkiemu dostępowi do informacji w każdej fazie (np. od stwierdzenia potrzeby zakupowej aż po podpisanie umowy i rejestrację dokumentów dostawy).
- Szybki zwrot z inwestycji w Hogart Procurement.
Charakterystyczne cechy Hogart Procurement
- Pełna integracja z rozwiązaniem Infor SunSystems:
- zakładanie i administrowanie kartotekami danych statycznych z poziomu aplikacji, z możliwością pełnego odzwierciedlenia historii danej kartoteki,
- integracja w zakresie operacji (tworzenie automatycznej dekretacji dla faktur, zamówień, dekretacja budżetowa, tworzenie dekretów dla rozliczenia zaliczek/delegacji).
- Pełna obsługa delegacji krajowych i zagranicznych:
- wyliczanie kwoty delegacji, alokacja kosztów z zaliczką, tworzenie dekretów wraz z automatycznie obliczoną kwotą NKUP, KUP (wraz z przypisanymi kodami analitycznymi).
- Możliwość przechowywania dowolnych załączników.
- Możliwość tworzenia importu/eksportu z/do Excel’a.
- Online’owe raporty pokazujące na bieżąco stany wykorzystania budżetów, stan fakturowania zapotrzebowań, etc. (raporty uzgadniane i tworzone według wymagań klienta).
- Wysyłanie powiadomień e-mail oraz powiadomień do tzw. skrzynki wewnętrznej w aplikacji (np. powiadomienia o nadejściu dokumentów do akceptacji).
- Dowolna hierarchia uprawnień wraz z ich delegowaniem (czasowym, jednorazowym), hierarchia w pełni administrowana przez uprawnione osoby (możliwość przypisania uprawnień do określonych typów dokumentów, określonych czynności, określonych kategorii analitycznych, etc.)
- Obsługa procesów workflow z funkcjonalnością identyfikacji dokumentów przy wykorzystaniu kodów kreskowych oraz funkcji OCR.
Hogart Procurement jest narzędziem dedykowanym dla użytkowników systemów finansowo-księgowych, ułatwiającym zarządzanie kosztami. Jest to system elastyczny, który dostosowuje się do poziomu złożoności procesu zarządzania kosztami w danej firmie. Hogart Procurement nadaje się dla przedsiębiorstw każdej wielkości i z każdej branży.