Wszystko o zmianach w ewidencjach akcyzowych. Elektroniczna ewidencja

Od 1 stycznia 2022 r. wejdzie w życie obowiązek prowadzenia ewidencji akcyzowych wyłącznie w formie elektronicznej. Zmiany w w/w zakresie wprowadzone zostały na mocy ustawy z dnia 30 marca 2021 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2021 poz. 694), art. 138p ustawy o podatku akcyzowym. Z punktu widzenia podatników oznacza to zniesienia możliwości wyboru co do formy prowadzenia ewidencji akcyzowych (forma papierowa/elektroniczna).  

Zasady prowadzenia ewidencji akcyzowych – stan obecny 

Do tej pory zasady prowadzenia ewidencji akcyzowych określało rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2019 r. w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy (Dz. U. poz. 2534). Wspomniane rozporządzenie zostało uchylone rozporządzeniem MFFiPR z dnia 11 czerwca 2021 r. w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy (Dz. U. 2021, poz. 1150). Tym samym określony został nowy katalog obowiązków. Zamiany w zakresie danych objętych ewidencjami i protokołami w stosunku do obecnych regulacji zaczęły obowiązywać od 29.06.2021 r. Dodatkowo w obowiązujących aktualnie przepisach przejściowych, ustawodawca zawarł obowiązek zamknięcia prowadzonych ewidencji chyba, że takowe odpowiadają nowym wymogom. Możliwość prowadzenia ewidencji wg dotychczasowych zasad obowiązywać będzie do końca br. roku. W praktyce oznacza to więc, że obecnie przedsiębiorcy mogą prowadzić ewidencję akcyzową w dowolnie wybranej formie tj. papierowej lub elektronicznej. Z kolei od 1 stycznia 2022 r. prowadzenie ewidencji akcyzowej możliwe będzie wyłącznie w formie elektronicznej. 

Zasady prowadzenia ewidencji akcyzowych – stan po 1 stycznia 2022 r.  

  • 2 ust. 2 Rozporządzenia: „Dokumentacja powinna umożliwiać identyfikację podmiotu zobowiązanego do jej prowadzenia i miejsca prowadzenia działalności, której ta dokumentacja dotyczy.” 

Zgodnie z treścią nowego rozporządzenia, podmioty prowadzące działalność w wielu lokalizacjach zobligowane są do powiązania dokumentacji nie tylko z podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą ale również z miejscem prowadzenia tej działalności. W praktyce dla każda lokalizacja musi więc być prowadzona odrębna dokumentacja. 

  • 2 ust. 3 Rozporządzenia:  „Wpisów do dokumentacji dokonuje się w porządku chronologicznym, niezwłocznie po zakończeniu czynności lub zaistnieniu stanu faktycznego podlegających wpisaniu, nie później jednak niż następnego dnia roboczego.”

W dotychczas obowiązujących przepisach ustawodawca wskazywał, że wpisów do ewidencji należy dokonywać niezwłocznie po zakończeniu czynności lub zaistnieniu stanu faktycznego, nie później, niż w kolejnym dniu roboczym. W przypadku nowego rozporządzenia w/w przepis został uzupełniony o nowy wymóg. Od 1 stycznia 2022 r. w/w wpisy  muszą być czynione z zachowaniem porządku chronologicznego. 

  • 7 Rozporządzenia: „Wymogi stawiane programom wykorzystywanym do obsługiwania ewidencji akcyzowych:
  • Musi umożliwiać wgląd w treść dokonywanych wpisów
  • Musi zapewniać ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą
  • Musi umożliwiać dokonywanie korekty danych, identyfikację osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania
  • Musi umożliwiać wygenerowanie i wydruk, w porządku chronologicznym
  1. A) wpisów do dokumentacji
  2. B) zestawień danych wymienionych w szczegółowych typach ewidencji oraz podsumowanie ilości odpowiednio wyrobów akcyzowanych, w tym suszu tytoniowego i banderol podatkowych
  3. C) raportów na żądanie Naczelnika US (nowe uprawnienie) lub Naczelnika UCS
  • Musi uniemożliwiać usuwanie wpisów.”
  • 7 Rozporządzenia wymienia szczegółowo wymogi, jakie muszą spełniać programy do wypełniania ewidencji akcyzowych. Warto przy tym dodać, że ewidencja nie musi być prowadzona wyłącznie za pomocą jednego programu. W tym przypadku ustawodawca pozostawia podatnikom dowolność w wyborze ilości programów, służących do prowadzenia opisywanej ewidencji. Ważne natomiast, aby każdy z programów spełniał kryteria nowego Rozporządzenia. 

Zmiany w poszczególnych rodzajach ewidencji 

Zgodnie z treścią nowego Rozporządzenia, likwidacji ulegają dotychczas stosowane wzory ewidencji. Tym samym część wymogów zawarta w w/w wzorach, znalazła odzwierciedlenie w treści nowych przepisów. 

Przykład: 

Treść dotychczas używanego wzoru ewidencji: „§ 20. 1. Karta kupażu lub wytwarzania wyrobu winiarskiego zawiera:

 1) numer pojemnika, w którym sporządza się kupaż lub wytwarza się wyrób winiarski;

 2) datę kupażu lub wytwarzania wyrobu winiarskiego; 

3) rodzaj i typ wyrobu winiarskiego;

 4) ilości zużytych składników wyrażone w kilogramach lub litrach;

 5) informacje dotyczące analizy laboratoryjnej składników, w tym zawartość alkoholu, kwasowość ogólną, kwasowość lotną, ekstrakt całkowity; 

6) rozliczenie otrzymanych wyrobów winiarskich, w tym datę, numer dowodu, miejsce, numery pojemników, rozchód litrów, straty technologiczne i stan litrów. 

  1. Wzór karty kupażu lub wytwarzania wyrobu winiarskiego określa załącznik nr 8 do rozporządzenia”. 

Treść nowych przepisów: „§ 39. Dokumentacja, o której mowa w § 37 pkt 2, zawiera dane obejmujące:

 1) numer pojemnika, w którym sporządza się kupaż lub wytwarza się wyrób winiarski;

 2) datę kupażu lub wytwarzania wyrobu winiarskiego;

 3) rodzaj i typ wyrobu winiarskiego;

 4) ilość zużytych składników wyrażoną w litrach lub kilogramach;

 5) zawartość alkoholu i ekstraktu całkowitego; 6) rozliczenie otrzymanych wyrobów winiarskich, w tym, datę, numer dowodu, miejsce, numery pojemników, rozchód litrów i stan litrów; 

7) wysokość strat rzeczywistych stwierdzonych po fazie leżakowania, kupażu lub wytwarzania wyrobu winiarskiego wyrażoną w litrach.”

Ewidencje bez zmian w zakresie raportowanych danych

  • Ewidencja wyrobów akcyzowych w składzie podatkowym,
  • Ewidencja wyrobów akcyzowych wysyłanych z zastosowaniem procedury zawieszenia poboru akcyzy,
  • Ewidencja wyrobów akcyzowych nabywanych wewnątrzwspólnotowo,
  • Ewidencja wyrobów akcyzowych dostarczanych na terytorium kraju przez sprzedawcę za pośrednictwem przedstawiciela podatkowego,
  • Ewidencja dokumentów handlowych,
  • Ewidencja wyrobów akcyzowych zwolnionych od podatku akcyzowego ze względu na ich przeznaczenie,
  • Ewidencja suszu tytoniowego.

Ewidencje zawierające zmiany w zakresie raportowanych danych

Ewidencja podatkowych znaków akcyzy

Zmiany wprowadzone w ewidencji podatkowych znaków akcyzy:

  • Możliwość ewidencjonowania podatkowych znaków akcyzy otrzymanych z innego miejsca, w którym dany podmiot prowadzi działalność gospodarczą. 

Celem wprowadzenia powyższej regulacji jest dostosowanie ewidencji podatkowych znaków akcyzy do sytuacji, w której podmiot prowadzi działalność gospodarczą związaną ze stosowaniem znaków akcyzy w kilku miejscach (np. w dwóch lub więcej składach podatkowych) i zamierza przekazać te znaki z jednego miejsca do innego (w zakresie własnego zakładu). 

Zmiany w zakresie dokumentacji kontroli nad produkcją, obrotem i zużyciem alkoholu etylowego:

  • Rozdzielenie dokumentacji kontroli rektyfikacji alkoholu etylowego od dokumentacji odwadniania alkoholu etylowego,
  • Dodanie dodatkowej dokumentacji kontroli produkcji i rozchodu alkoholu etylowego prowadzonej przez tzw. „małą gorzelnię”, o której mowa w art. 47 ust. 1 pkt 4 Ustawy o podatku akcyzowym,
  • Dodanie dodatkowej dokumentacji kontroli produkcji i rozchodu alkoholu etylowego lub napojów spirytusowych przez podmiot wytwarzający, inny niż gorzelnie.

Dokumentacja kontroli nad produkcją, obrotem i zużyciem alkoholu etylowego

Zmiany w zakresie dokumentacji prowadzonej przez gorzelnię: 

  • Rezygnacja z ewidencjonowania ekstraktu pozornego zacieru, który – jak wynika z doświadczeń organów kontrolnych – nie jest wykorzystywany do celów kontroli,
  • Rezygnacja z obowiązku rejestrowania opodatkowanych ubytków  (dane te wynikają z innych dokumentacji), 
  • Możliwość łącznej dobowej rejestracji ilości zacieru w przypadku fermentacji prowadzonej w systemie ciągłym,
  • Rezygnacja z obowiązku odnotowywania zmian w produkcji, wyników codziennej obserwacji stanu naczynia przelewowego w szafce stągwi oraz posadzki pomieszczeń magazynowych, które w wersji papierowej były rejestrowane w kolumnie „uwagi”,
  • Rezygnacja z rejestrowania informacji o otwarciu i badaniu licznika objętości, przyczynach powstania usterek, ewentualnym wycieku alkoholu etylowego spowodowanego awarią urządzeń, powstałego wskutek zdarzenia losowego lub siły wyższej.

Dokumentacja czynności przy produkcji piwa, wina, napojów fermentowanych lub wyrobów pośrednich

Dotychczasowy zakres raportowania zawarty był w § 15 i uwzględniał on: 

  • 15. Podmiot prowadzący działalność w zakresie produkcji piwa jest obowiązany do odnotowywania czynności produkcyjnych dotyczących sporządzenia warki piwa oraz rozlewu i obrotu piwem w: 

1) karcie gotowania warki,

2) księdze kontroli produkcji piwa.

Nowy zakres raportowania zawarty jest w § 34 i będzie on uwzględniał: 

  • 34.Dokumentacjami, o których mowa w art. 138o ustawy, w zakresie produkcji piwa są:

1) dokumentacja wybicia brzeczki,

2) dokumentacja kontroli produkcji piwa.

Tym samym karta gotowania warki zastąpiona zostanie dokumentacją wybicia beczki, natomiast księga kontroli produkcji piwa znajdzie odzwierciedlenia w dokumentacji kontroli produkcji piwa.

Dokumentacja wybicia brzeczki 

Zmiany w zakresie przepisów dotyczących dokumentacji wybicia brzeczki obejmą swoim zakresem dane zawarte we wspomnianej dokumentacji. Tym samym dokumentacja zawierać będzie jedynie:

  • Datę i godzinę wybicia brzeczki,
  • Ilość brzeczki wybitej w hl, 
  • Ekstrakt brzeczki wybitej w stopniach Plato
  • Ilość brzeczki wybitej w hl przekazanej do fermentacji.

Dokumentacja kontroli nad produkcją, obrotem i zużyciem alkoholu etylowego

Dokumentacja kontroli produkcji piwa

Dokumentacja kontroli produkcji piwa po zmianach musi zawierać takie informacje, jak: 

  • Stopień Plato wyrobu gotowego, który jest rejestrowany w dokumentacji,
  • Wysokość strat rzeczywistych piwa stwierdzonych na każdej fazie produkcji (wykazana w części dokumentacji dotyczącej przychodów piwa),
  • Rejestracja dodatków (w tym także dodatku wody lub innych dodatków zwiększających objętość piwa gotowego),
  • Ilości piwa w  jednostkach miary właściwych dla ustalenia podstawy opodatkowania, w odniesieniu do której powstaje zobowiązanie podatkowe.

Dokumentacja wyrobów winiarskich

Dokumentacja kupażu lub wytwarzania wyrobu winiarskiego

Wśród najistotniejszych zmian odnoszących się do dokumentacji kupażu lub wytwarzania wyrobu winiarskiego wymienić należy m.in.: 

  • Rezygnację z obowiązku rejestrowania wyników analiz laboratoryjnych,
  • Poszerzenie zakresu danych o informację dotyczącą ilości wyrobu winiarskiego, w odniesieniu do którego powstaje zobowiązanie podatkowe.

Protokół w sprawie utraty, zniszczenia, uszkodzenia, zdjęcia, zniszczenia uszkodzonych banderol podatkowych

Najważniejsze zmiany dotyczące protokołu w sprawie utraty, zniszczenia, uszkodzenia, zdjęcia, zniszczenia uszkodzonych banderol podatkowych uwzględniają:

  • Rezygnację z wymogu rejestrowania w protokole numeru akcyzowego podmiotu obowiązanego do oznaczania (numer NIP jest wystarczającą informacją do identyfikacji podmiotu),
  • Rezygnację z obowiązku rejestrowania numerów ewidencyjnych banderol w przypadku ich zdjęcia z opakowań jednostkowych lub wyrobów akcyzowych.

Ponadto wprowadzony został obowiązek rejestracji liczby i serii banderol, w odniesieniu do każdego rodzaju zdarzeń objętych protokołem (utraty, zniszczenia, uszkodzenia, zdjęcia, zniszczenia uszkodzonych lub zniszczonych banderol).

Protokół ustalenia ilości alkoholu etylowego podczas jego wydania z gorzelni

Zmiany odnoszące się do protokołu ustalenia ilości alkoholu etylowego podczas jego wydania z gorzelni uwzględniają rezygnację z informacji dotyczących: 

  • Stanu aparatury i urządzeń gorzelni, naczyń służących do transportu, magazynu i zbiorników oraz nałożonych na nich zamknięć urzędowych,
  • Zmiany zamknięć urzędowych,
  • Przyrządu pomiarowego wykorzystanego do ustalenia mocy alkoholu etylowego,
  • Odbiorcy alkoholu etylowego oraz danych identyfikacyjnych dotyczących środka transportu.

Sankcje

Ustawodawca nie wprowadził nowych sankcji na gruncie kodeksu karnego skarbowego. Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, również po zmianach sankcjonowane będzie m.in.: nierzetelne prowadzenie księgi (np. ewidencji), które stanowi wykroczenie skarbowe.